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人社部认可电子劳动合同法律效力,电子签约大势所趋

近期,人力资源和社会保障部办公厅印发《人力资源社会保障部办公厅关于订立电子劳动合同有关问题的函》(人社厅函〔2020〕33号),对电子劳动合同的法律效力做出官方认可。

文件明确

  • 用人单位与劳动者协商一致,可以采用电子形式订立书面劳动合同。
  • 采用电子形式订立劳动合同,应当使用符合电子签名法等法律法规规定的可视为书面形式的数据电文和可靠的电子签名。
  • 用人单位应保证电子劳动合同的生成、传递、储存等满足电子签名法等法律法规规定的要求,确保其完整、准确、不被篡改。
  • 符合劳动合同法规定和上述要求的电子劳动合同一经订立即具有法律效力,用人单位与劳动者应当按照电子劳动合同的约定,全面履行各自的义务。

人社部发文认可电子劳动合同,无疑是肯定了电子劳动合同的合法性和合规性,同时也肯定了签订电子劳动合同对企业开展无接触招聘的巨大作用。

政府对于电子劳动合同的政策鼓励和支持,一方面从官方肯定了疫情下借助电子签章、电子合同等新的技术手段助力企业正常运转的重要作用;另一方面,也明确回应了大众对于电子劳动合同是否有效的质疑,肯定了电子劳动合同的法律效力。那么,电子劳动合同的普及和应用能给我们带来哪些好处呢?

1.满足大批量签约需求,稳定就业关系

突如其来的疫情对各行业都产生了不同程度的冲击,而在此背景下,就业也自然产生了影响。而“电子劳动合同”能实现复工项目大批量及远程的招工签约需求,同时为复工提供权益保障,帮助职工尽早返工及落实就业,确保国内就业形势整体稳定,进而加快国内经济的复苏增产。
2.推动“电子签约”的适用,加速人力资源管理智能化

人社部对于电子劳动合同法律效力的肯定,预示着“电子签约”的形式将逐步适用于各行各业的招工或合作。而这也将作为人力资源数字化转型的重要一步,影响并推动着人力资源管理智能化的进程。

目前,人力资源行业面临着比以往更复杂的问题,而电子合同能够帮助企业以更加先进、高效及专业的手段进行人力资源管理。与此同时,电子合同能将HR从传统大量的事务性工作中解放出来,帮助他们将更多的时间投入到创新工作,在企业的关键业务中发挥价值,赋能人力资源团队增速提效。

3.可作为电子证据,保障劳务双方权益

虽然目前不少企业已意识到电子文档的价值,但真正使用电子文档的并不在多数。企业最主要的顾虑是其合法合规性。传统劳动合同在遇到劳动争议时有着非常重要的作用,而随着此次电子劳动合同的法律效力被认可后,原本的法律风险将大大减低,适用率也会逐渐提高。

另外,在近几年的实践中,电子合同已可以作为合法的电子证据使用。借助电子操作的痕迹,整个合同签署的过程都将被完整记录,包含签署主体身份、签约时间乃至其他操作行为都将成为无法篡改的证据,以此来增强电子合同的可监管性,进一步保障劳务双方的合法权益。

依据人社部文件以及电子签名法等法律法规要求,用人单位在选择电子劳动合同签署方案时,就有了可以明确参考的依据,方案选型必须符合以下两个基础要素:

(1)法律效力:电子合同签署应选择由工信部许可设立的合法电子认证服务机构提供的可靠电子签名,才能与手写签名或者盖章具有同等的法律效力。

(2)不可篡改:电子合同签署应由权威CA验证签署双方真实身份,并采用可靠数字签名技术确保签署人身份可信、电子劳动合同签署内容和签署时间不可篡改,签署行为不可否认!

目前市面上大部分电子合同签署平台都要求上传合同原件才能完成签署,劳动合同含有员工的个人身份证号码、住址、薪酬、岗位和奖惩条款等隐私信息,以及用人单位的薪酬体制等内部机密,劳动合同原件传输给第三方签署平台,用人单位无法自主保障内部机密信息的安全,存在极大的机密信息泄露风险;此外,对于大多数企业而言,劳动合同签署不是常态化的业务,无需每天进行,没有必要为了劳动合同签署而部署一整套本地电子签章系统。因此,选择好的电子劳动合同签署方案还应满足以下两个核心条件:

(1)隐私安全:不上传合同原件,不离开企业内部管理系统,保护劳动合同隐私安全;

(2)签署成本:提供轻量级应用方案,部署简单、灵活,签署成本低。

GDCA的PDF文档签名证书正是为保障文件传递的安全性而推出。在传统的文档传递中,我们不能确保文件在网络传输过程中不被非法篡改。现在有了PDF文档签名证书,其强大的安全性、来源的可靠性以及不可被随意纂改的特点,让机密文件在通过网络传递传阅时有了更安全的保障,使得政府、企事业单位之间能方便、安全和可靠地实现PDF电子文件交换、电子合同签署和PDF重要机密文件的加密。

随着电子劳务合同合法性被认可,“合同数字化”也将被加速普及及推进,而这也将成为人力资源数字化转型的重要一环。未来,电子文档势必会成为人力资源服务场景下的刚需,助力实现人力资源管理的全程智能化。

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